조합원 총회 기록·관리

오프라인이나 다른 방식으로 진행한 조합원 총회의 정보, 안건, 결의 결과와 관련 서류를 GPworks에 기록하고 관리하는 방법을 설명합니다.

1. 총회 기록은 언제 사용하나요?

현장에서 개최했거나 이메일 등 다른 방식으로 진행한 총회를 GPworks에 남기려는 경우 총회 기록을 선택해주세요.

• 총회 일시와 장소, 담당자 등 기본 정보를 기록할 수 있습니다.
• 총회에서 다룬 안건과 결의 결과를 등록할 수 있습니다.
• 공문, 의안설명서, 의사록 등 관련 서류를 함께 보관할 수 있습니다.

총회 기록은 조합원에게 안내를 보내거나 LPworks에서 응답을 수집하는 절차 없이, 운용사가 총회 내용을 직접 등록하는 방식입니다.

2. 총회 개최와 기록의 차이

구분	총회 개최	총회 기록
사용 목적	앞으로 열릴 총회를 안내하고 조합원의 응답을 수집	다른 방식으로 진행한 총회의 내용과 결과를 보관
등록 직후 상태	개최전	등록
조합원 안내	개최 안내와 총회 접속 링크 전송	조합원에게 전송하지 않음
조합원 응답	LPworks 등에서 안건 의견과 회신문서 제출	LPworks 응답을 수집하지 않음
결과 관리	응답을 확인하고 결과를 등록·안내	운용사가 안건별 결과와 관련 서류를 직접 등록

앞으로 열릴 총회를 시스템으로 안내하고 회신을 받으려면 총회 등록 가이드와 총회 개최·진행 가이드를 참고해주세요.

조합원이 직접 의견을 제출하고 날인본을 첨부하는 방법은 LPworks 조합원 총회 응답 가이드에서 확인할 수 있습니다.

3. 기록용 총회 등록하기

기본 정보와 안건 등록

1. 조합원 총회 목록에서 [신규 등록] 버튼을 클릭해주세요.
2. [총회 기록]을 선택해주세요.
3. 총회 제목, 대상 조합, 총회 유형, 개최 일시·장소, 담당자 등 기본 정보를 입력해주세요.
4. 실제 총회에서 다룬 보고 안건과 부의 안건을 등록해주세요.
5. 총회 문서에 보관할 관련 서류를 첨부해주세요.
6. [다음] 버튼을 클릭해주세요.
7. 안건별 설명과 부의 안건의 유형·결의 방법을 입력하고, 필요한 경우 해당 안건의 첨부파일을 등록해주세요.
8. [저장] 버튼을 클릭해주세요.
9. 저장한 총회의 진행 상태가 등록인지 확인해주세요.

기본 정보와 안건 입력 항목에 대한 설명은 총회 등록 가이드를 참고해주세요. 기록용 총회는 저장 후 개최 안내를 전송하는 단계가 없습니다.

안건별 결의 결과 등록

1. 등록한 총회의 기본 정보 화면으로 이동해주세요.
2. 안건 목록에서 결과를 입력할 부의 안건을 펼쳐주세요.
3. 안건 하단의 [가결], [부결], [조건부 가결] 중 실제 결의 결과에 해당하는 버튼을 클릭해주세요.
4. 선택한 결과가 안건 제목 옆과 총회 결과의 결과 요약에 반영되는지 확인해주세요.

결과는 버튼을 선택하면 저장됩니다. 보고 안건에는 가결·부결 결과를 지정하지 않습니다.

이미 지정한 결과를 바꾸려면 어떻게 하나요?

• 선택되어 있는 결과 버튼을 다시 클릭해 결과 미지정으로 변경한 뒤, 새 결과를 선택해주세요.

4. 별도로 받은 서류 등록·확인하기

서류의 용도에 따라 다음 위치에 등록해주세요.

서류 용도	등록 위치	예시
총회 전체와 관련된 서류	총회 등록·수정 화면의 총회 문서	공문, 의안설명서, 규약, 별도로 수령한 서류
특정 안건의 설명·증빙	안건 상세 입력 단계의 첨부파일	안건 설명 자료, 해당 안건의 증빙 서류
총회 결과를 담은 의사록	총회 상세 기본 정보의 총회 결과	날인한 의사록 파일

의사록 첨부

1. 총회 상세 기본 정보에서 총회 결과를 확인해주세요.
2. 해당 영역의 [수정] 버튼을 클릭해주세요.
3. 준비한 의사록 파일을 첨부해주세요.
4. [저장] 버튼을 클릭해주세요.

의사록은 준비한 파일을 첨부하는 방식으로 등록합니다.

총회 문서에 첨부한 파일은 상세 화면의 주요 문서에서 확인할 수 있습니다. 특정 안건에 첨부한 파일은 해당 안건을 펼쳐 확인해주세요.

기록용 총회에 서류를 첨부하는 것과 조합원이 LPworks에서 회신하는 것은 서로 다른 절차입니다. 조합원에게 직접 서류를 제출받고 회신 현황을 관리하려면 총회 개최·진행 및 회신·수신문서 관리 가이드를 참고해주세요.

5. 등록 후 조회·수정·문서 관리

기록한 총회 조회

1. 조합원 총회 목록에서 기록한 총회를 찾아주세요.
2. 해당 총회의 안건을 클릭해 상세 화면으로 이동해주세요.
3. 기본 정보에서 총회 개요, 주요 문서, 안건과 결과를 확인해주세요.

기본 정보·안건·총회 문서 수정

1. 총회 상세 상단의 [수정] 아이콘을 클릭해주세요.
2. 기본 정보, 안건 또는 총회 문서를 수정해주세요.
3. [다음] 버튼을 클릭해 안건별 상세 내용을 확인·수정해주세요.
4. [저장] 버튼을 클릭해주세요.
5. 상세 화면에서 변경한 내용과 첨부파일을 다시 확인해주세요.

안건별 결의 결과는 해당 안건의 결과 버튼으로 변경하고, 의사록은 총회 결과의 [수정] 버튼에서 변경해주세요.

보관한 문서 확인

• 총회 공통 서류는 주요 문서에서 선택해 확인·다운로드해주세요.
• 안건별 서류는 해당 안건을 펼쳐 확인해주세요.
• 의사록은 총회 결과에 첨부된 파일을 확인해주세요.

기록용 총회의 내용과 파일을 수정해도 조합원에게 별도 안내가 전송되지 않습니다. 조합원에게 안내를 보내고 응답을 수집하는 절차는 총회 개최·진행 가이드를 참고해주세요.

결성 전 조합의 기록을 수정할 때 주의할 점이 있나요?

• 결성 전에는 총회를 다시 저장하면 현재 명부와 약정좌수가 반영됩니다. 저장 전 조합원 정보를 확인해주세요.
• 결성 후에는 기존 총회에 저장된 명부와 좌수를 유지합니다.